Daglige transaktioner – gør det til en fast rutine at bogføre korrekt

Du har i princippet en transaktion, der skal bogføres:

• Hver gang du køber noget
• Hver gang du sælger noget
• Hver gang du betaler en regning for noget, du tidligere har købt på kredit
• Hver gang en kunde, der tidligere har fået kredit, betaler sin regning

Det kan virke overvældende, at skulle dykke ned i tallene så tit og slavisk registrere for hver eneste transaktion.
Men som med så meget andet, handler det blot om at lære sig selv den gode vane, med motivationen om, at det sparer dig for en masse forvirring og overarbejde til årsopgørelsen. Når du fast bogfører, så snart noget skal bogføres, klarer du det hele på få øjeblikke, og du vil opleve at få en masse tid til overs, til at optimere din forretning.

Bilag
For at holde styr på dine transaktioner, skal der oprettes bilag. Disse bruges til langt de fleste transaktioner, og er din dokumentation for årsagen til den pågældende transaktion. Dette anvendes både til at du selv kan holde styr på regnskabet, men også når det skal præsenteres overfor andre. Dine bilag skal gemmes i 5 regnskabsår.

Postering
En registrering af en ind- eller udbetaling kaldes en postering.

Når du anvender et bilag som grundlag for en postering i bogføringen, skriver du et nummer på bilaget. Det samme nummer skal fremgå af bogføringen. Når du senere læser i bogføringen, kan du så bruge nummeret til at finde bilaget. Selve papirbilaget arkiveres i ringbind, hvor bilagene sidder i nummerorden eller de lagres online.

Købs-, salgs- og betalingstransaktioner
Vi skelner mellem disse tre typer af transaktioner, også selv om vi måske ikke anvender disse begreber direkte i det daglige.

1. En købstransaktion er når du køber en vare eller en serviceydelse.
2. En salgstransaktion er tilsvarende, når du sælger en vare eller en ydelse.
3. En betalingstransaktion sker når du betaler din regning hos en leverandør, når en kunde betaler til dig, eller når du f.eks. flytter penge fra én bankkonto til en anden.

Hvis en købs- eller salgstransaktion gennemføres med kontant betaling, sker den tilhørende betalingstransaktion så at sige som en del af købs- eller salgstransaktionen. Sker køb eller salg på kredit, er betalingen derimod en selvstændig transaktion, idet den jo sker på et andet tidspunkt.

En af grundene til at vi skelner mellem de tre typer af transaktioner er, at kravene til bilag er forskellige.

1. Købstransaktioner
Når du køber en vare eller en ydelse, får du en regning (en faktura) fra leverandøren. Denne regning skal anvendes som bilag til bogføringen. Dette gælder, uanset om du køber kontant eller på kredit, altså uanset om betalingen gennemføres umiddelbart sammen med købet eller på et senere tidspunkt.

Det er således ikke tilstrækkeligt at bruge en dankort-kvittering eller lignende som bilag til en købstransaktion.

2. Salgstransaktioner
Når du selv sælger, skriver du i princippet en regning til kunden. Regningens form afhænger imidlertid af, hvilken form for forretning du driver, idet mange detailforretninger i praksis kun udleverer en regning til kunden, hvis de bliver bedt om det.

Eftersom originalregningen er udleveret til kunden, anvender man en kopi (en gennemskrivningskopi, en fotokopi eller en ekstra udprintning) af regningen som bilag til bogføringen.

Du skal sikre dig, at salget bogføres én gang. Det gør du ved at udskrive alle dine salgsfakturaer i én ubrudt nummerrække. Så skal du blot kontrollere, at nummerrækken også er ubrudt i bogføringen.

Kopierne af salgsfakturaerne opbevarer du samlet i nummerorden. Efter behov kan du derudover have flere kopier af de samme fakturaer til andre formål. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis du ønsker at opbevare kopier af fakturaer i en mappe sammen med korrespondance med kunden.

Kasseapparat: Inden for detailhandel, f.eks. ved salg i en butik, laver man sjældent en egentlig regning til kunden. Derfor må man, for at overholde reglerne, registrere salg på et andet grundlag.

Den normale løsning er her at anvende et kasseapparat til at registrere det løbende salg. Kasseapparatet tæller løbende dagens salg sammen og registrerer automatisk hver enkelt salgstransaktion. Når dagen er omme, kan man få kasseapparatet til at beregne en total for dagens registrerede salg. Eventuelt kan salget være opdelt i to eller flere varegrupper på kasseapparatet. Dette afhænger af, hvorledes virksomhedens bogføringsrutine er tilrettelagt.

I mangel af en egentlig salgsfaktura, benytter man altså den daglige kassestrimmel fra virksomhedens kasseapparat som bilag til bogføring af salgstransaktioner. Oftest vil man bogføre hele dagens omsætning i én enkelt postering, eller én postering pr. varegruppe, såfremt kasseapparatet opdeler omsætningen i varegrupper.

Torvehandel: Et lidt specielt tilfælde er torvehandel og lignende salg fra stadeplads. Her er det fra gammel tid lovligt at registrere salget indirekte. Det vil sige at man beregner dagens salg ved at trække kassebeholdningen om morgenen fra kassebeholdningen om aftenen og korrigere for eventuelle ind- eller udbetalinger, der ikke vedrører salgsindtægter. Dette er ikke en særligt præcis måde at registrere salget på, men når man alligevel tillader det, er det formentlig i erkendelse af, at handel fra stadeplads i traditionel forstand ellers ikke kunne fungere. Den salgsopgørelse, der dagligt laves på denne måde, anvendes derefter på normal vis som grundlag for virksomhedens bogføring. Man anvender således altid en kopi af salgsregistreringen som bilag til bogføring af salgstransaktionen. Blot afhænger det af forretningsformen, hvilken form denne salgsregistrering har.

3. Betalingstransaktioner
Betalingstransaktioner kan forekomme i mange varianter. Som eksempler på betalingstransaktioner, der ikke samtidig er købs- eller salgstransaktioner, kan nævnes:

• Når dine kunder betaler deres regninger, efter at du tidligere har solgt på kredit
• Når du på tilsvarende måde betaler dine leverandører på et senere tidspunkt, end du har modtaget varen
• Når du sætter penge i banken (fra kassen)
• Når du betaler afdrag på lån, du har i banken

Disse eksempler har det til fælles, at de i modsætning til købs- og salgstransaktioner ikke medfører en postering på en købs-, omkostnings- eller salgskonto. Betalingstransaktioner giver alene anledning til posteringer på konti under aktiver og passiver, dvs. statuskonti.

Bogføring af en betalingstransaktion kræver ikke et originalbilag (eller en kopi af din egen salgsfaktura), men alene en eller anden form for dokumentation for at den pågældende betaling har fundet sted.

Dette bilag kan, hvad angår indbetalinger fra dine kunder, være en kopi af den kvittering, du eventuelt har udstedt. Det kan også være en linje på et kontoudtog fra din bank, eller måske blot en linje i din kassebog (se nedenfor).

Bilagene til udbetalinger, der ikke samtidig er købstransaktioner, vil ofte blot være en gennemskrivningskopi, en linje på et bankkontoudtog eller lignende.