Fradrag i skatteregnskabet – har du husket alle dine fradrag?

Regnskabet
De fleste af virksomhedens udgifter skal modregnes i virksomhedens indtægter, inden man skal beregne skat af virksomhedens overskud. Det vil sige:

+  Indtægt

— Udgifter

=  Resultat (indehaverens løn)

Tre områder med tvivl
Normalt er der ikke tvivl om, hvorvidt en given udgift (omkostning) har forbindelse med virksomheden, men helt enkelt er det alligevel ikke. Tre områder giver mange spørgsmål:

1. Tvivl opstår først og fremmest, hvor en udgift både vedrører virksomheden og har karakter af en privat udgift.
2. Endvidere er der en lang række udgifter, der ikke skattemæssigt kan trækkes på én gang, men i stedet skal trækkes fra over en årrække (afskrivninger).
3. Endelig er der enkelte udgiftsarter, som utvivlsomt er virksomhedsudgifter, men som alligevel ikke kan trækkes fra.

1. Er det en privat udgift eller en virksomhedsudgift?
Som eksempler på udgifter, som man kan være i tvivl om, kan nævnes biludgifter, telefon, beklædning, husleje og rejseudgifter.

Biludgifter
Mange iværksættere kommer i den situation, at de har en privat bil, som de begynder at bruge i virksomhedens tjeneste, samtidig med at de fortsat benytter den som privat bil. Man har i dette tilfælde lov til at medregne en del af bilens udgift som driftsudgift i sit skatteregnskab. Det kan gøres på flere måder:

Den mest benyttede metode er at føre en kørebog, der viser den erhvervsmæssige kørsel. Herefter kan man så at sige få kørselsgodtgørelse af sig selv. Man får ikke beløbet udbetalt “fra den ene lomme til den anden”, men kan medregne en beregnet kørselsgodtgørelse som driftsudgift.

Kilometersatsen ændres årligt, og der skelnes mellem en høj takst for de første 20.000 km. /år, hvorefter den falder for eventuelle overskydende kilometer. Det er en forudsætning, at alle udgifter ved bilen afholdes privat, man kan altså ikke både hæve kørselsgodtgørelse og trække benzinen fra som driftsudgift.

Man har i princippet lov til at opgøre antallet af kilometer skønsmæssigt. For en nystartet iværksætter, der måske har meget kørsel, der ikke direkte fører til indtægter (f.eks. kundeopsøgende arbejde), kan det imidlertid være svært at sandsynliggøre den erhvervsmæssige kørsel uden en eller anden form for registrering af de enkelte køreture.

Et alternativ til kilometersatserne er at opgøre de samlede udgifter ved bilen og så lave en procentvis fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Erfaringsmæssigt kan denne metode dog kun anbefales ved store biler eller for biler, der af andre årsager er dyre i drift. For almindelige mellemklassebiler er kilometersatserne i praksis fuldt dækkende.

Fri telefon, computer og internet
Hvis du bruger virksomhedens telefon, computer eller internet i privat sammenhæng, skal du betale skat af det. Niveauet fastsættes årligt.

Beklædning
Beklædningsudgifter er normalt private udgifter. Der skal en hel del til, for at SKAT anerkender udgifter til beklædning som driftsudgifter. Forudsætningen herfor er, at der utvivlsomt er tale om arbejdsbeklædning, der ikke bliver benyttet privat, f.eks. lægens kittel, fiskerens overlevelsesdragt eller smedens svejseforklæde.

Almindeligt “pænt tøj” til arbejdsbrug kan ikke medregnes som driftsudgift. I nogle tilfælde kan udgiften hertil dog muligvis anerkendes, såfremt der er et synligt firmalogo på tøjet, f.eks. i anledning af virksomhedens deltagelse på en udstilling.

Husleje
Har du dit eget hjemmekontor, skal du være opmærksom på, hvorvidt din husleje er fradragsberettiget. Du kan nemlig ikke bare trække dine private husleje fra, blot fordi du arbejder hjemmefra. For at være sikker på den er fradragsberettiget, bør kontoret blandt andet have sin egen indgang. Du har som erhvervsdrivende bevisbyrden for, at udgifterne er erhvervsrelateret. Derfor skal du have papirerne i orden for at bevise at de er fradragsberettiget.

Hvis følgende betingelser er opfyldt, er der i princippet mulighed for at trække SKAT fra:

• Værelset er specielt indrettet med inventar, der udelukkende relaterer sig til dit firma
• Kontoret har ikke møbler eller andet, der kan vurderes til at være til privatbrug
• Rummet kan ikke anvendes til andre formål end firma

Rejseudgifter
Udgifter til rejser er naturlige driftsudgifter for virksomheden, forudsat de pågældende rejseudgifter er begrundet i virksomhedens forhold og ikke dækker over private udgifter. Hvorvidt man rejser med tog, fly eller i egen bil, blander SKAT sig ikke i. Det samme gælder fortæring undervejs.

2. Afskrivninger
Køber man biler, større maskiner eller eventuelt fast ejendom til sin virksomhed, kan udgiften ikke medregnes som driftsudgift på én gang, men må i stedet fordeles over en årrække. Det kaldes at afskrive udgiften.

Der gælder en lang række komplicerede regler for dette. Her skal alene refereres de vigtigste.

Driftsmidler
Såfremt anskaffelsesudgiften for et “driftsmiddel” som eksempelvis en maskine eller computer er under den fastsatte maksimumgrænse fra SKAT, kan man medregne købsprisen som driftsudgift på én gang i købsåret.

Overstiger udgiften beløbsgrænsen, må man nøjes med at medregne 25% af udgiften i købsåret, næste år 25% af resten osv.

Bygninger
Afskrivning på bygninger er et kapitel for sig. I nogle tilfælde (typisk butiks- og produktions-bygninger) kan de afskrives med 5% af anskaffelsessummen pr. år, mens f.eks. kontor- og boligejendomme slet ikke kan afskrives. Det betyder, at køber man en kontorejendom, giver det normalt ingen rabat på skatten, bortset fra rentefradraget.

3. Udgifter, der ikke kan trækkes fra
Som nævnt i indledningen findes der enkelte udgiftsarter, som utvivlsomt er virksomhedsudgifter, men som alligevel ikke kan trækkes fra. Nogle eksempler:

Låneomkostninger
Omkostninger ved etablering af et lån i banken, eller i en kreditforening. Uanset at lånet helt og aldeles vedrører virksomheden, kan omkostningerne ved det ikke trækkes fra i skatteregnskabet.

Etableringsudgifter
Visse udgifter, der kan karakteriseres som “etableringsudgifter” i modsætning til “driftsudgifter”, kan også give problemer, når man skal lave sit skatteregnskab. Man skelner mellem på den ene side udgifter til etablering af en ny virksomhed (ingen fradrag) og på den anden side udgifter til udvidelse af en eksisterende virksomhed (fradrag). Visse typer etableringsudgifter, f.eks. advokat og revisor, kan dog trækkes fra.

Repræsentation
Begrebet dækker over gaver til kunder, bespisning af kunder, men derimod ikke udgifter til personalepleje (f.eks. firmafesten), ej heller hvis man f.eks. selv på en rejse spiser på en restaurant.

Såfremt en udgift falder ind under begrebet repræsentation, kan 25% af udgiften trækkes fra i skatteregnskabet.

Kursusudgifter
Udgifter til vedligeholdelse af en eksisterende uddannelse er fradragsberettiget, men udgifter til at erhverve en ny uddannelse er ikke. Der kan også ind imellem opstå tvivl om, hvorvidt et eller andet kursus har en tilstrækkelig klar tilknytning til virksomheden, og kursusudgifter giver derfor jævnligt anledning til problemer i skatteregnskabet.

Som iværksætter sidder du ofte med mange dokumenter. Vi har lavet skabeloner til de vigtigste, herunder bl.a. en fortrolighedsaftale skabelon.