Opdag faresignalerne for din virksomheds helbred tidligt – anvend effektiv økonomistyring

Når det begynder at gå ned af bakke i din virksomhed, er det bedst at opdager det og erkende det hurtigst muligt. Ignorerer du de økonomiske problemer med dalende salg eller for dyre driftsomkostninger, vil problemerne kun vokse, og det kan pludselig gå stærkt. Derfor er det vigtigt at du træder i karakter, mens du kan, for at redde virksomheden rent økonomisk.

Erkend faresignaler
Jo tidligere du bliver klar over, at noget har ændret sig i forhold til det, du har planlagt, jo bedre er dine muligheder for at forholde dig til ændringerne og forsøge at rette op på dem.

Ofte ser man at en virksomhed må lukke, selvom den måske kunne være reddet, hvis indehaveren af virksomheden på et tidligere tidspunkt var blevet klar over, at tingene ikke gik som de skulle. Her kan det også skyldes en karakteristisk stolthed hos iværksættere samt en evig optimisme, der kan gøre det svært at se de katastrofale problemer i øjnene.

At kunne læse regnskabet
Det er meget vigtigt at du har tilrettelagt bl.a. dit regnskabssystem på en sådan måde, at du så tidligt som muligt bliver klar over, hvis tingene udvikler sig i en forkert retning.

Afvigelser fra budgettet
Hvad er det så, du skal holde øje med? Spørgsmålet kan i bund og grund besvares med et enkelt ord: Budgetafvigelser. Er dine udgifter til at drive virksomheden pludselig steget i vejret, mens indtægten er dalet? Så er det nu du skal redigere og finde på en ny model, til at få virksomheden til at løbe rundt.

Kig på budgettet for din virksomhed
Dette budget, som ikke nødvendigvis er særligt detaljeret, viser i tal, hvordan du forventer at virksomheden skal udvikle sig, især i forhold til omsætning, omkostninger og resultat (nettoindtægt).

Du kan herefter løbende holde øje med, om udviklingen i virksomheden på disse punkter passer til dine forventninger, ved at sammenligne bogholderiet med budgettet.

Perioderegnskab
Er virksomheden af en vis størrelse, er det måske nødvendigt at lave et perioderegnskab, eksempelvis en gang om måneden. Dette regnskab vil gå i detaljer med hvad der helt nøjagtig er sket denne måned i forhold til den forrige af økonomiske aktiviteter. Det kan gøre det nemmere at danne et overblik over, hvor det er begyndt at gå galt.

Hold møde med din revisor regelmæssigt
Et bogholderi kan være svært at gennemskue, hvis man ikke selv er udlært bogholder. Mange vælger derfor med faste mellemrum at mødes med deres revisor for at diskutere virksomhedens drift. Sådanne regelmæssige møder kan være en god måde at holde øje med eventuelle faresignaler i regnskabet.

For enkeltmandsvirksomheder kan regnskabet ofte være overskueligt nok, hvis man benytter sig af et regnskabssystem. Disse er brugervenlige selv for den mest uerfarne, og giver dig et solidt overblik over dine tal.

Faresignalerne kan opdages tidligt – og de findes udenfor regnskabet
Regnskabet og bogholderiet er ikke altid det bedste sted at få information om budgetafvigelser. I mange virksomheder går der lang tid, før en budgetafvigelse viser sig i bogføringen. Derfor bliver du nødt til at holde øje med andre områder, for at vide at noget er under opsejling.

Ordrer
Hvis virksomheden for eksempel er ordreproducerende (ligesom mange håndværksvirksomheder er), vil man i lang tid forinden kunne forudse en nedgang i omsætningen, ved at ordrebeholdningen ikke udvikler sig, som den skal.

Købs- og salgspris
Et andet muligt problem er, at omsætningen udvikler sig fint, men fortjenesten på omsætningen er for nedadgående. På et tidspunkt vil man selvfølgelig kunne se dette i regnskabet, men på et langt tidligere tidspunkt, vil man ofte kunne opdage det, hvis man systematisk holder øje med forholdet mellem købs- og salgspriser. Måske kan man i dette tilfælde undgå en nedgang i fortjenesten, ved at man i tide justerer sine salgspriser.

Andre faresignaler
De ovenfor anførte faresignaler er alle hentet fra oplysninger inde i virksomheden, enten fra bogholderiet/regnskabet eller fra andre interne oplysninger.

En helt anden form for faresignaler kan hentes i virksomhedens omverden. Ændringer hos større kunder eller evt. leverandører kan være et varsel om forestående ændringer i omsætningen. Tendenser i samfundet kan være et varsel om, hvad virksomheden må forvente om måske seks måneder.

Et klassisk eksempel herpå er, at en stigende eller faldende obligationsrente har væsentlig betydning for aktiviteten i byggebranchen, så mange håndværksmestre følger renteudviklingen med stor interesse.

Et andet eksempel er, at hvis du handler med udlandet, kan ændringer i valutakurser have stor betydning for din virksomhed.

Endelig kan modestrømninger, politiske forhold eller den tekniske udvikling tænkes at påvirke vilkårene for din virksomhed.