Papirløs forretning – gør dine notesblokke og kontrakter digitale

I dag har vi i høj grad fokus på at drive så miljøvenlig en virksomhed som muligt. Her er der helt små ting vi kan ændre, som måske er blevet så stor en del af vores rutine, at vi ikke tænker over det.

Især det at tage noter i hånden er noget mange gør mere, end de egentlig tænker over. Og her opstår der en masse papirspild, som vi snildt kunne have undgået. Her kan vi tage noterne digitalt, og du kan endda stadig skrive noter som var det på en blok.

En anden fordel ved at gøre noterne digitale, er at du får mere struktur på dine ideer og tankeprocesser. Nu forsvinder de banebrydende noter ikke ned i bunden af tasken og bliver krøllet. I stedet kan du sætte dine noter i system efter kategorier. Dine postits kan erstattes af reminders i en app, så du også får mere struktur på din hverdag.

I dag findes der utroligt mange alternativer til den gamle notesblok. Disse programmer gør også dine noter mere fleksible, så de let kan deles med dine kollegaer og samarbejdspartnere samt tilgås af dig selv, uanset hvor du er.

Blandt de mest kendte kan vi nævne Google Docs og Google Drive, hvor der let kan deles dokumenter, billeder og filer på en fælles database, og I endda kan redigere i det samme dokument samtidig. Her er Dropbox også effektivt til at danne et solidt overblik over projektet, hvor alle de involverede har adgang til alle de relevante filer.

Til at tage noter og holde struktur i dine ideer, kan vi varmt anbefale Evernote. Det er et skriveprogram som virker lige så flydende som et word dokument, men inddelt i forskellige “notesbøger”, så du let kan samle det hele på et sted og bladre rundt i dokumenter. Indsæt både billeder og noter taget på din tablet.En anden smart feature er, at du kan begynde at skrive på et dokument på computeren, og så skrive videre på det samme dokument på telefonen, mens du står og venter på toget – helt uden at sende dokumentet frem og tilbage.

Er du typen der ofte har postits og todo lister hængende overalt, og måske endda bruger dem til at danne overblik eller brainstorme, kan vi anbefale at bruge Trello. Her opretter du et “board” med det projekt du er igang med og opretter todos inddelt i forskellige rækker. Er der flere involverede i projektet, inviterer du dem ind til dit board, så de selv kan tilføje, hvad de er igang med, og se, hvad du tager dig af i projektet. Det sparer både postits, to do lister og unødvendig mailkorrespondance. På den måde kan disse programmer også være tidsbesparende i virksomheden.

At printe et stykke papir, for at underskrive det og scanne det ind igen, har alle dage været utroligt besværligt. Samtidig er det unødvendig forbrug af din printer. For du kan sagtens underskrive dokumenter online. I mange tilfælde vil det være muligt at underskrive med Nem-id, og på samarbejdskontrakter, ansættelseskontrakter og lignende kan du anvende et program designet til formålet.

Her hos IVN anbefaler vi HelloSign, hvor du blot oploader dokumentet til programmet, inviterer de andre parter der skal underskrive, udfylder din egen underskrift på feltet tildelt til dig, og markerer datoen. Voila! Så har alle parter en underskrevet aftale i indbakken.

psst: Husk så lige at du ikke bør printe kontrakten bagefter, hvis du vil være miljøbevidst. Nok er kontrakten vigtig, men gem den på en plads, hvor den ikke bliver glemt eller slettet på computeren.

Har du stadig ringbind stående proppet med bilag, der tager al pladsen på dit kontor? Vi er kede af at sige det, men så er din bogføring håbløst forældet. I dag er der mange effektive og tidsbesparende måder at bogføre på, mens du bevarer et solidt og løbende overblik.

Når du først gør din bogføring digital, er du et godt skridt på vejen til at gøre din forretning helt papirløs.

I programmer som Dinero, Billy, og E-conomics kan du bogføre dine bilag løbende, i takt med at du modtager og sender fakturaer. På den måde har du alle dine bilag samlet på et sted, og kan endda løbende se, hvor meget du tjener hver måned, og hvor meget du skal betale i skat. Når der skal indberettes moms, kan det nu gøres med et enkelt klik. Har du en enkeltmandsvirksomhed kræver det simpelthen ikke engang en revisor, men blot at du finder to tal, som trækkes ud af programmet.

Samtidig gør du perioden, hvor årsregnskabet nærmer sig til en langt mere fornøjelig højtid. Dit årsregnskab ligger allerede finpudset og klar, for du har jo registreret dine bilag løbende. Nu er det slut med at lede febrilsk efter kvitteringer og fakturaer i skuffer og mapper. Til kvitteringer kan du også scanne din bon, så lægges den automatisk i dit regnskab.

Har du endnu ikke et regnskabsprogram, er der en hel verden, der kun venter på at gøre livet lettere for dig!